MANFAAT PERENCANAAN

 Pengertian Perencanaan

            Perencanaan adalah sejumlah kegiatan yang ditentukan sebelumnya untuk dilaksanakan pada suatu periode tertentu dalam rangka mencapai tujuan yang ditetapkan. Perencanaan menurut Bintoro Tjokroaminoto dalam Husaini Usman (2008) adalah proses mempersiapkan kegiatan-kegiatan secara sistematis yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan tertentu. Prajudi Atmosudirjo dalam Husaini Usman (2008) juga berpendapat bahwa  perencanaan adalah perhitungan dan penentuan tentang sesuatu yang akan dijalankan dalam rangka mencapai tujuan tertentu, siapa yang melakukan, bilamana, di mana, dan bagaimana cara melakukannya.

            Dari pengertian-pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa perencanaan adalah kegiatan yang akan dilaksanakan di masa yang akan datang untuk mencapai tujuan dan dalam perencanaan itu mengandung beberapa unsur, diantaranya sejumlah kegiatan yang ditetapkan sebelumnya, adanya proses, hasil yang ingin dicapai, dan menyangkut masa depan dalam waktu tertentu. Pelaksanaan dan pengawasan termasuk pemantauan, penilaian, dan pelaporan merupakan unsur yang tidak bisa dilepaskan dari perencanaan. Dalam perencanaan diperlukan pengawasan agar tidak terjadi penyimpangan-penyimpangan.

                        Dalam perencanaan ada beberapa langkah, diantaranya adalah:

            Tahap I: menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan,

            Tahap II: merumuskan keadaan saat ini,

            Tahap III: mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan, dan

     Tahapa IV: mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk mencapai tujuan.

B.     Syarat, Sifat, Tujuan, Manfaat, Kelemahan serta  Alasan –Alasan perlunya perencanaan

1.      Syarat Perencanaan

Perencanaan yang dibuat harus memenuhi syarat sebagai berikut:

a.       Faktual dan realistik

b.      Logis dan rasional

c.       Fleksibel

d.      Kontinuitas

e.       Dialektis

2.      Sifat Perencanaan

Sifat-sifat dari perencanaan adalah:

a.       Kontribusi terhadap tujuan (contribution of onjective)

Yaitu perencanaan dilakukan untuk mencapai tujuan yang telah di rencanakan.

b.      Kedudukan yang istemewa dari suatu perencanaan (primacy of planning)

Bahwa setiap perencanaan selalu mendapat tempat yang pertama dalam suatu proses manajemen dan perencanaan harus mampu memberikan arah terhadap proses manajemen selanjutnya.

c.       Kemampuan pengisian dari planning (pervasiveness of planning)

Yaitu perencanaan merupakan dasar manajemen yang berisi tujuan dan cara pencapaiannya.

d.      Efisiensi dari perencanaan (effeciency of planning)

Rencana yang telah direncanakan dapat tercapai dengan cara yang efisien.

3.      Tujuan Perencanaan

Tujuan dari perencanaan adalah:

a.    Standar pengawasan, yaitu mencocokkan pelaksanaan dengan perencanaannya,

b.    Mengetahiu kapan pelaksanaan dan selesainya suatu kegiatan,

c.    Mengetahiu siapa saja yang terlibat (struktur organisasinya), baik kualifikasinya maupun kuantitasnya,

d.   Mendapatkan kegiatan yang sistematis termasuk biaya dan kualitas pekerjaan,

e.    Meminimalkan kegiatan-kegiatan yang tidak produktif dan menghemat biaya, tenaga dan waktu,

f.     Memberikan gambaran yang menyeluruh mengenai kegiatan pekerjaan,

g.    Menyerasikan dan memadukan beberapa sub kegiatan,

h.    Mendeteksi hambatan kesulitan yang bakal ditemui, dan

i.      Mengarahkan pada pencapaian tujuan.

4.      Manfaat Perencanaan

Perencanaan mempunyai banyak manfaat, diantaranya adalah sebagai berikut:

a.    Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan,

b.    Membantu dalam kristalisasi persesuaian dalam masalah-masalah utama,

c.    Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas,

d.   Pemilihan berbagai alternatif terbaik,

e.    Standar pelaksanaan dan pengawasan,

f.     Penyusunan skala prioritas, baik sasaran maupun kegiatan,

g.    Menghemat pemanfaatan sumber daya organisasi,

h.    Alat memudahkan dalam berkoordinasi dengan pihak terkait,

i.      Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami,

j.      Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti, dan

k.    Menghemat waktu, usaha dan dana.

5.      Kelemahan Perencanaan

Perencanaan juga mempunyai beberapa kelemahan, diantaranya:

a.    Pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan mungkin berlebihan pada kontribusi nyata

b.    Perencanaan cenderung menunda kegiatan

c.    Perencanaan mungikn terlalu membatasi manajemen untuk berinisiatif dan berinovasi

d.   Perencanaan mempunyai nilai praktis yang terbatas.

e.    Kadang-kadang hasil yang paling baik didapatkan oleh penyelesaian situasi individual dan penanganan setiap masalah pada saat masalah tersebut terjadi; dan

f.     Ada rencana-rencana yang diikuti cara-cara yang tidak konsisten.

            Meskipun perencanaan mempunyai kelemahan-kelemahan tersebut, manfaat-manfaat yang didapat dari perencanaan jauh lebih banyak. Oleh karena itu perencanaan tidak hanya seharusnya dilakukan, tetapi harus dilakukan.  

6.      Alasan-Alasan Adanya Perencanaan

Ada dua alasan dasar perlunya perencanaan. Perencanaan dilakukan untuk mencapai:

1.    Protective benefit, yang duhasilkan dari pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan, dan

2.    Positive benefit dalam bentuk meningkatnya sukses pencapaian tujuan organisasi

C.    Hubungan Perencanaan dengan fungsi-fungsi Managemen lainnya

Dalam banyak hal, perencanaan adalah fungsi yang paling dasar dan meresap keseluruh fungsi-fungsi managemen lainnya. Fungsi perencanaan dan fungsi-fungsi serta kegiatan-kegiatan manajerial lainnya adalah saling berhubungan, saling tergantung, dan berinteraksi.                  

1.      Pengorganisasian

Pengorganisasian adalah proses pengaturan kerja bersama sumber daya keuangan, phisik dan manusia dalam organisasi.

2.      Pengawasan

Perencanaan dan pengawasan saling berhubungan sangat erat, sehingga sering disebut sebagai “kembar siam” dalam managemen

3.      Pengarahan

Fungsi pengarahan selalu berkaitan erat dengan perencanaan. Perencanaan menentukan kombinasi yang paling baik dari faktor-faktor, kekuatan-kekuatan, sumber daya dan hubungan-hubungan yang diperlukan untuk mengarahkan dan memotivasi karyawan. Fungsi pengarahan meliputi penerapan unsur-unsur tersebut menjadi pengaruh.

Daftar Pustaka:

Husaini Usman. Manajemen(Jakarta: Bumi Aksara, 2008).

T. Hani Handoko. Manajemen (Yogyakarta: BPFE, 1984).

Sri Wiludjeng. Pengantar Manajemen (Yogyakarta: Garaha Ilmu, 2007).