MENGENDALIKAN FUNGSI MANAJEMEN

Pengendalian (kontrol) adalah salah satu fungsi manajerial seperti perencanaan, pengorganisasian, pengaturan staff, dan mengarahkan. Mengendalikan merupakan fungsi penting karena membantu untuk memeriksa kesalahan dan mengambil tindakan korektif sehingga meminimalkan penyimpangan dari standar dan mengatakan bahwa tujuan organisasi telah tercapai dengan cara yang baik.Menurut konsep modern kontrol adalah tindakan meramalkan sedangkan konsep awal pengendalian hanya digunakan ketika kesalahan terdeteksi. Kontrol dalam manajemen berarti menetapkan standar, mengukur kinerja aktual dan mengambil tindakan korektif.

DefinisiPada tahun 1916, Henri Fayol merumuskan salah satu definisi pertama kontrol karena berkaitan dengan manajemen :Pengendalian suatu usaha terdiri dari melihat bahwa segala sesuatu yang sedang dilakukan sesuai dengan rencana yang telah diadopsi, perintah yang telah diberikan, dan prinsip-prinsip yang telah ditetapkan. Adalah penting untuk mengetahui kesalahan agar mereka dapat diperbaiki dan dicegah dari berulang.

Menurut EFL Breach :Pengendalian adalah perbandingan kinerja saat ini terhadap standar yang telah ditentukan yang terkandung dalam rencana, dengan maksud untuk memastikan kemajuan yang memadai dan kinerja yang memuaskan.Menurut Harold Koontz :Pengendalian adalah pengukuran dan koreksi kinerja dalam rangka untuk memastikan bahwa tujuan-tujuan perusahaan dan rencana yang dirancang untuk mencapainya tercapai.

Menurut Stafford Beer :Manajemen adalah profesi tentang kontrol.Robert J. Mockler menyajikan definisi yang lebih komprehensif dari kontrol manajerial :Kontrol manajemen dapat didefinisikan sebagai upaya sistematis oleh manajemen bisnis untuk membandingkan kinerja dengan standar yang telah ditentukan, rencana, atau tujuan untuk menentukan apakah kinerja sejalan dengan standar tersebut dan mungkin untuk mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan untuk melihat bahwa manusia dan sumber daya perusahaan lainnya yang digunakan dengan cara yang paling efektif dan efisien mungkin dalam mencapai tujuan perusahaan.

Juga kontrol dapat didefinisikan sebagai  ”fungsi dari sistem yang menyesuaikan operasi yang diperlukan untuk mencapai rencana tersebut, atau untuk menjaga variasi dari tujuan sistem dalam batas-batas yang diijinkan”. Fungsi subsistem kontrol memiliki hubungan yang erat dengan sistem operasi. Sejauh mana mereka berinteraksi tergantung pada sifat dari sistem operasi dan tujuannya. Stabilitas menyangkut kemampuan sistem untuk mempertahankan pola output tanpa fluktuasi yang besar. Kecepatan respon berkaitan dengan kecepatan sistem dalam memperbaiki variasi dan kembali ke output yang diharapkan.

Dari definisi tersebut dapat dinyatakan bahwa ada hubungan yang erat antara perencanaan dan pengendalian. Perencanaan adalah suatu proses dimana tujuan organisasi dan metode untuk mencapai tujuan ditetapkan dan pengendalian adalah proses yang mengukur dan mengarahkan kinerja aktual kepada tujuan yang direncanakan organisasi.

Empat elemen dasar dalam sistem kontrol :

1.     Karakteristik atau kondisi yang akan dikontrol

1.     Sensor

1.     Komparator

1.     Aktivator

terjadi dalam urutan yang sama dan menjaga hubungan yang konsisten satu sama lain dalam setiap sistem.Elemen pertama adalah karakteristik atau kondisi dari sistem operasi yang akan diukur. Karakteristik dapat berupa output dari sistem dalam tahap pemrosesan atau mungkin suatu kondisi yang merupakan hasil dari sistem. Sebagai contoh dalam sistem sekolah dasar para jam kerja guru atau keunggulan pengetahuan yang ditunjukkan oleh siswa pada ujian nasional adalah contoh karakteristik yang dapat dipilih untuk pengukuran atau kontrol.

Elemen kedua kontrol adalah sensor, merupakan sarana untuk mengukur karakteristik atau kondisi. Sebagai contoh dalam sistem kontrol pengukuran kualitas dapat diandaikan oleh inspeksi visual dari produk.Elemen ketiga kontrol adalah komparator, menentukan kebutuhan koreksi dengan membandingkan apa yang terjadi dengan apa yang telah direncanakan. Beberapa penyimpangan dari rencana adalah biasa dan diharapkan, tetapi ketika berada di luar variasi yang dapat diterima tindakan korektif diperlukan. Ini melibatkan semacam tindakan pencegahan yang menunjukkan bahwa kontrol yang baik sedang dicapai.

Unsur keempat kontrol adalah aktivator, adalah tindakan korektif diambil untuk mengembalikan sistem ke output yang diharapkan. Contohnya adalah seorang karyawan diarahkan ulang untuk bagian-bagian yang gagal lulus pemeriksaan mutu atau kepala sekolah yang memutuskan untuk membeli buku-buku tambahan untuk meningkatkan kualitas siswa. Selama rencana dilakukan dalam batas-batas yang diijinkan tindakan korektif tidak diperlukan.

Karakteristik

•     Pengendalian merupakan proses yang berkesinambungan

•     Pengendalian adalah proses manajemen

•     Pengendalian tertanam di setiap tingkat hirarki organisasi

•     Pengendalian bersifat memandang kedepan

•     Pengendalian terkait erat dengan perencanaan

•     Pengendalian adalah alat untuk mencapai kegiatan organisasi

•     Pengendalian merupakan proses akhir

•     Pengendalian membandingkan kinerja aktual dengan kinerja yang direncanakan

Proses

1.     Menetapkan standar kinerja

1.     Pengukuran kinerja aktual

1.     Membandingkan kinerja aktual dengan standar

JenisKontrol dapat dikelompokkan berdasarkan tiga klasifikasi umum :

•     Sifat arus informasi yang dirancang ke dalam sistem (kontrol berulang terbuka atau tertutup)

•     Jenis komponen yang termasuk dalam desain (Sistem kontrol manusia atau mesin)

•     Hubungan kontrol dengan proses pengambilan keputusan (kontrol organisasi atau operasional )

Sumber :Henri Fayol (1949). General and Industrial Management. New York: Pitman Publishing. pp. 107–109. Dari: http://en.wikipedia.org/wiki/Control_%28management%29 , 24 November 2013Robert J. Mockler (1970). Readings in Management Control. New York: Appleton-Century-Crofts. pp. 14–17. Dari:http://en.wikipedia.org/wiki/Control_%28management%29 , 24 November 2013Richard Arvid Johnson (1976). Management, systems, and society : an introduction. Pacific Palisades, Calif.: Goodyear Pub. Co. pp. 148–142. Dari:http://en.wikipedia.org/wiki/Control_%28management%29 , 24 November 2013Samuel Eilon (1979). Management control. Boston, Mass.: Harvard Business School Press. Dari: http://en.wikipedia.org/wiki/Control_%28management%29 , 24 November 2013